Какво да попитате, преди да изберете изпълнител

Планирането на събитие включва много различни детайли-от откриване на перфектната локация до организирането на кетъринг,фотография,развлечение и декорация. Изборът на префисионалисти може да се окаже решаващ за успеха на празника. За това е важно да намерите екип, който разбира визията ви, комуникира ясно и изпълнява обещаното.

Когато има толкова много възможности, изборът на подходящ изпълнител може да изглежда объркващ. Сравняването само на цените рядко е достатъчно. Важно е също да разберете какво включват предлаганите услуги, как изпълнителят се справя с неочаквани ситуации и дали разполага с необходимия опит, за да отговори на очакванията ви.

Преди да направите резервация, задаването на правилните въпроси може да ви помогне да избегнете недоразумения, да управлявате бюджета си по-добре и да се чувствате по-уверени в решенията си.

В това ръководство ще разгледаме най-важните въпроси, които трябва да зададете, преди да наемете изпълнител на услуги за събитие, независимо дали планирате сватба, корпоративно събитие, празненство за рожден ден, частна вечеря или друг специален повод.

Какъв опит имате при организирането на събития като моето?

Всяко събитие има различни изисквания. Изпълнител, специализиран в организирането на малки частни вечери в тесен кръг, може да има различен подход от професионалист, който редовно организира големи корпоративни събития или сватби.

Попитайте потенциалните изпълнители за опита им с организирането на събития, подобни на вашето. Разберете от колко време работят в тази сфера, какви видове събития обикновено организират и дали са работили по събития с подобен брой гости или на място, сходно с избраното от вас.

Можете също да поискате да разгледате примери от предишни проекти. Снимките, видеоклиповете, портфолиата и подробните описания на реализирани проекти могат да ви помогнат да оцените качеството и стила на работата им.

Въпроси, които можете да питате:

• От колко време се занимавате с тази дейност?

• Работили ли сте на събития подобни на моето?

• Можете ли да ми покажете примери от предишни ваши събития?

• Имате ли препоръки или ревюта от предишни ваши клиенти?

Опитът не гарантита автоматично перфектни резултати, но може да ви даде по-добра представа за работата на изпълнителите, техните възможности и метод на работа.

Какво е включено в цената?

Бюджетът е един от най-важните фактори при планиране на събития. Преди наемането на изпълнители, трябва да разберете за какви услуги точно плащате.

Цената може да включва само минимални услуги, а всяка друга дейност, като доставки, подредба, наем за съоръжения, персонал, пътуване и други да се заплаща допълнително.

Например, кетъринга може да включва приготвяне на храната и доставка, но да не включва сервитьори, прибори и почистване след края на събитието. Фотографът може да покрива само определено време за снимане, но не и допълнителната обработка на галерията от снимки.

Питайте за подробна информация за включените услуги и всички допълнителни разходи.

Въпроси, които можете да питате:

• Какви са услугите, които предлагате за тази цена?

• Има ли допълнителни разходи?

• Ппоставянето и демонтирането на съоръженията, включено ли е в цената?

• Трябва ли да плащам допълнително за промени в последната минута и за работа в извън работно време?

• Какви методи на плащане предлагате и предлагате ли разсрочено плащане?

Получете и сравнете офертите от няколко изпълнителя. Това ще ви помогне да изберете най-доброто за вас.

Свободни ли сте за датата на моето тържество?

Преди да започнете всякакви разговори за услуги и цени, потвърдете, че изпълнителя е свободен на определените от вас дати.

Добрите изпълнители са напълно ангажирани още от рано, особено за сезоните, когато се организират много лични и корпоративни тържества - сватбени, коледни, новогодишни...

Ако можете да промените датата на тържеството, питайте за други свободни дати и дали това ще се отрази на цената.

Уточнете от колко време предварително нуждае изпълнителя, за да организира подготовката, доставката, подреждането и тестването на всичко.

Въпроси, които можете да питате:

• Свободни ли сте на определената от мен дата?

• Колко рано може да дойдете на място?

• От колко време за подготовка се нуждаете?

• Ще останете ли докато трае тържеството, в случай на нужда?

• Какво става, ако се промени графика на тържеството?

Потвърждаването на тези детайли осигурява премахването на всякакви недоразумения за графика и отговорностите на всяка от страните.

Можете ли да работите с моите бюджет и идея?

Успешното тържество трябва да отразява вашите идеи, цели и предпочитания. Правилният изпълнител ще отдели време да разбере какво искате да постигнете и ще препоръча подходящия пакет от услуги.

Уточнете вашите идеи, предпочитан стил, проблизителния брой гости и бюджет. Ако имате снимки, които да показват това, което искате, както и предпочитани цветове или примери от други тържества, покажете ги по време на разговорите.

Професионалният изпълнител ще може да обясни какво ще може да направи в рамките на бюджета ви и да предложи алтернативи, ако се налага.

Например, декоратор може да препоръча фокусирането на няколко внимателно избрани места и украси, вместо украсяване на цялата зала. Кетърър може да предложи наколко добре планирани ястя вместо ненужно голямо меню.

Въпроси, които можете да питате:

• Могат ли услугите ви да отговорят на моите изисквания?

• Какво можете да предложите в рамките на моя бюджет?

• Има ли по-ефтини алтернативи?

• Допускате ли промени от оригиналния план или дизайн?

• Можете ли да удовлетворите специални изисквания?

Ясната комуникация на този етап помага да осигури, че вашите и на доставчика очаквания са едни и същи.

Мога ли да видя ваше портфолио, ревюта или препоръки?

Преди да направите окончателен избор,проучете предишната работа и репутация на изпълнителя.

Портфолиото може да покаже стила на работа на изпълнителя, докато ревютата от предишни клиенти ще покажат колко са доволни от извършените услуги, точнист, надежност, комуникации и способност за адаптация.

Търсете предишни оценки за специфичната услуга от която се нуждаете. Например: фотографско портфолио, което е в стила, който искате или кетъринг който обяснява опциите в менюто и представянето му.

Не разчитайте само на снимки. Задавайте въпроси за предишни тържества, как се работи с клиенти и как се рашават проблеми?

Въпроси, които можете да питате:

• Може ли да видя примери от предишни тържества?

• Може ли видя ревюта от предишни клиенти?

• Може ли да ми покажете препоръки?

• Имали ли сте проблеми и предизвикателства на предишни тържества и как сте се справяли с тях?

• От какво са най-доволни клиентите ви?

Комбинацията от подобен опит, ясна комуникация и проверени препоръки помагат за да направите най-добрия избор.

Мога ли да откажа тържеството и да си получа парите обратно?

Неочаквани обстоятелства могат да променят дори и най-внимателно подготвяните планове. Смяна на дата, място, внезапно заболяване могат да наложат отказване или смяна на датата на тържеството.

Преди да дадете депозит, уверете се, че сте питали и разбрали условията за отказване и промяна на датата за тържеството на изпълнителя.

Питайте дали ще ви върнат депозита - целия или само част от него, има ли срок в рамките на който може да направите промени, има ли някакви допълнителни плащания заради отказ или смяна на датите. Също, какво се случва, ако изпълнителя не може да изпълни поетите задължения.

Всичко това е добре да бъде записано и добавено към договора, а не само уочнявано по телефона.

Въпроси, които можете да питате:

• При какви обстоятелства мога да си получа депозита или част от него обратно?

• Мога ли да променя датата на тържеството?

• Мога ли да се откажа и в какъв срок?

• Какво се случва, ако нямате възможност да изпълните задълженията си?

• Има ли допълнително заплащане за промени и отказ?

Уточняването на тези въпроси преди подписването на договора ще защити бюджета ви и не намали неизвестността от смяна на плановете.

Как ще комуникираме преди събитието?

Добрата комуникация е абсолютно необходима когато се организира всяко едно събитие. Може да се наложи да се уточняват графици, дизайни, номер на гостите, проверка на менюто и последни уточнения при наближаване на датата.

Попитайте изпълнителя как предпочита да комуникирате и с кой трябва да разговаряте. Уточнете колко често ще ви уведомяват за прогреса на работата и колко време отнема да отговорят на въпросите ви.

При големи събития, които имат няколко изпълнителя на различни услуги е изключително важно да установите ясни отговорности и срокове.

Въпроси, които можете да питате:

• Кой ще отговаря за организацията и с него/нея ли ще разговарям?

• Какъв е най-добрия начин за връзка?

• Колко често ще ме информирате за прогреса по работата?

• Кога ще имате нужда от последни уточнения и потвърждения?

• Вие ли ще се координирате с другите изпълнители на събитието?

Уточняването на начина на комуникация още в началото ще помогне да се избегнат пропуски и стрес в последната минута.

Какво оборудване, хора и ресурси ще осигурите?

Различните изпълнители предлагат различни ресурси за тържествата. Например DJ може да осигури звукова система и свертлини, а кетърър може да осигури сервитьори и уреди за проготвяне и затопляне на храната. Декоратор може да осигури декори, мебели, инсталация и премахване на декорите.

Никога не допускайте, че всичко от което се нуждаете е включено в услугите.

Питайте изпълнителите какво ще донесат, какво ще може да се използва от залата, която е наета и какво допълнително като съоръжения и хора трабва да бъде уредено отделно.

Ако вашето тържество ще е на открито или на място с ограничени удобства, този разговор е изключително важен.

Въпроси, които можете да питате:

• Какво оборудване и материали са включени?

• Какъв е броя на помощния персонал?

• Ще имате ли нужда от ток, вода или място за съхранение?

• Вие ли ще се погрижите за доставката, инсталирането и деинсталирането на неоходимите съоръжения?

• Има ли някакви специфични изисквания, които трябва да бъдат потвърдени с локацията/залата?

Уточняването на тези практически подробности ще помогне да се избегнат пропуски, които може да станат проблеми в последния момент.

Как се справяте с неочаквани проблеми?

Дори и при най-добре организираните събития могат да възникнат неочаквани проблеми. Оборудване може да спре да работи, доставки да се забавят, времето да се развали или графика да изостане.

Сериозен изпълнител трябва да може да обясни как се подготвя и справя с подобни предизвикатества.

За тържества на открито, питайте за алтернатива, ако времето се развали. За проблеми с оборудването, питайте за резервни варианти. За кетъринг, питайте как се справят с диетични ястия за някои от гостите и промени в броя на гости.

Нямате нужда от гаранция, че няма да има проблеми. Трябва ви увереност, че изпълнителите ще могат да се справят с тях.

Въпроси, които можете да питате:

• Какви резервни планове имате?

• Как се справяте със закъснения или повредено оборудване?

• Какво правите, ако времето попречи на тържеството?

• Имате ли професионален заместник, ако вие сте възпрепятстван да дойдете?

• С кой да се свържа в случй на спешност?

Изпълнител, който може ясно да обясни техните резервни планове е по-добре подготвен да организира събитието.

Ще имаме ли сключен договор с всички уточнения?

След като сте избрали изпълнител, преди да се съгласите окончателно, уверете се, че всички подробности, които сте обсъдили, за записани в договор,

Писмен договор трябва ясно да описва услугите, които се предлагат, цената, начина на плащане, начините за доставки, възможностите за отказ и всякакви други важни условия.

Ако сте се уточнили за специфични изизсквания, например: специално меню, фотографски пакет, стил на декор, график за време, уверете се, че всичко това е включено в договра.

Прочетете договора внимателно и питайте, ако имате нужда от уточнения, преди да подпишете.

Въпроси, които можете да питате:

• Ще имаме ли сключен писмен договор?

• Включени ли са всички услуги, за които сме се договорили?

• Договорът включва ли пълната цена и крайната дата за плащане?

• Ясно ли са обяснени обстоятелствата за отказ или смяна на датите за тържеството?

• Как ще се документират промените в договора?

Пазенето на писмени записи от двете страни помага за намаляването на недоразумения на по-късен етап.

Как ще организирате работата с другите изпълнители за събитието?

Много събития имат нужда от много изпълнители да работят заедно и координирано. Примерно, сватба включва зала, кетъринг, фотограф, цветар, декоратор, водещ забавленията. Корпоративно събиране може да има нужда от техническо оборудване и помощ, хора за регистрация и админитрация.

Дори когато всеки един изпълнител по отделно изпълнява идеално задълженията си, лошата координация между тях може да развали цялостното изпълнение.

Попитайте избраните изпълнители дали ще могат да комуникират един с друг за уточняване на детайли, графици и други случаи на необходимост.

Също е полезно да се назначи един организатор, който да отговаря за графика като цяло и предаване на информацията между изпълнителите.

Въпроси, които можете да питате:

• Работили ли сте заедно с други изпълнители на едно и също тържество?

• Можете ли да координирате графиците си с други изпълнители?

• От каква информация от другите изпълнители имате нужда?

• Кой е отговорен за спазването на целия график на тържеството?

• Какво правите когато няколко човека имат еднакви отговорности?

Ясната координация може да помогне  за цялостната организация.

Какво става след тържеството?

Услугите на някои изпълнители продължават и след приключването на събитието. Фотографите може да се нуждаят от време да редактират и доставят снимките; оборудване, което е под наем, трябва са се събере и върне; кетърърите и декораторите трябва са съберат и махнат материалите си и да изчистят местата, където са работили.

Потвърдете тези дейности преди окончателното съгласяване, за да знаете какво точно да очаквате.

За услуги, които правят крайната доставка на продуктите след края на тържеството, питайте за колко време след това ще бъде доставката и как продукта ще бъде доставен и споделен.

Въпроси, които можете да питате:

• Кога ще бъде доставен крайния продукт?

• Почистването и премахването на съоръженията включено ли е?

• Има ли допълнително заплащане за услугите след тържеството?

• Кой е отговорен за липсващо или счупено оборудване под наем?

• Как мога да се свържа с вас, ако имам въпрос след тържеството?

Когато знаете какво се случва след тържеството, помага да планирате крайните дейности също така внимателно, както и началната подготовка.

Как да сравнявате различните изпълнители преди да вземете решение.

След като говорите с всеки един изпълнител, отделете време да сравните услугите и цените. Най-ефтината услуга не винаги е най-добрия избор, особено ако избора на услуги е ограничен или комуникацията е лоша.

Използвайте следните критерии да оцените всеки един изпълнител:

• Опит: Имат ли опит в организирането на подбни на вашето събитие?

• Цена: Дадено ли е ясно и детайлно обяснение какво включва цената и тя отговаря ли на бюджета ви?

• Качество на обслужването: Предишната работа и препоръки на изпълнителите отговарят ли на изискванията ви?

• Комуникация: Лесно и професионално ли се контактува ни работи с тях?

• Гъвкавост: Могат ли да отговорят на специфични изисквания?

• Надеждност: Имат ли ясен процес за резервни варианти?

• Договор: Всички услуги, цени и условия записани ли са в договор?

Преценете кое е най-важното за вас. Например, за корпоративно конференция най-важното може да е техническото оборудване и персонал, докато за сватба най-важното са личните предпочитания, представянвто и доброто настроение на гостите.

Отделянето на време за сравняване на тези фактори ще ви помогне да изберете най-подходящите изпълнители.

Намерете правилните изпълнители с EventiX

Намирането на изпълнители доставчици не трябва да отнема часове търсене и ровене в разпиляна и непълна информация.

EventiX ви помага да откриете бизнеси и услуги за организирането на различни събития и прави по-лесно сравняването и намирането на подходящите изпълнители.

Независимо дали организирате сватба, частно тържество, корпоративно събиране или друг специален празник, можете да започнете с разглеждането на предлаганите фирми, услуги и препоръки за работата им тук.

Докато сравнявате опциите, помнете вашите идеи, цел, бюджет, график и специални изизсквания. Здавайте въпроси, проучете внимателно отговорите и бъдете сигурни, че всичките ви изисквания ще бъдат задоволени, преди да вземете крайното решение.

Готови ли сте да започнете планирането на следващото събитие?

Разгледайте EventiX и направете следващата стъпка към осъществяване на вашите идеи.

Посетете EventiX, за да откриете бизнеси и услуги за всякакви събития.

За финал

Изборът на правилния изпълнител е повече от намирането на някой, който доставя услугата от която се нуждаете. Трябва да намерите професионалист, който разбира очакванията ви, комуникира ясно, работи в рамките на бюджета ви и има план за доставяне на надеждни услуги.

Със задаването на правилните въпроси може да вземете правилното решение, да избегнете допълнителни разходи и да имате успешно тържество.

Започнете рано, сравнявайте внимателно опциите и записвайте важните детайли. С правилната подготовка и правилната помощ, планирането на следващото събитие може да бъде удоволствие.